Varje lägenhet
får en journal
Logga in i portalen och se föreningens alla lägenheter på ett ställe. Varje tillsyn, inventering och besiktning läggs till i lägenhetens historik – från första besiktningen till den senaste, och allt däremellan.
Lgh 1103 · Historik
Varje tillsyn blir ännu en PDF
En tillsyn görs, ett protokoll laddas upp – och sen? Dokumenten sprids över mejl, mappar och förvaltarbyten. Att följa en lägenhets historia, eller kontrollera att en anmärkning faktiskt åtgärdats, blir ett detektivarbete för styrelsen.
Det strukturella ska fångas
Föreningen ansvarar för VVS, el, ventilation, radiatorer och bärande konstruktion. Vid en avflyttning ska brister – och otillåtna ändringar – upptäckas innan en ny medlem tar över. Inte efteråt.
VVS · EL · VENTILATION · STOMMEVad hände sen?
Ett protokoll noterar "kräver åtgärd" – men var följs det upp? I journalen ligger anmärkningen och åtgärden i samma historik, så styrelsen ser vad som är stängt och vad som är öppet.
ANMÄRKNING → ÅTGÄRD → STÄNGD250 lägenheter, ett beslut
Beslutar styrelsen att kontrollera alla golvbrunnar blir det i pärmvärlden 250 nya dokument att hålla reda på. I Boscan blir det en händelse i varje lägenhets journal – och en samlad bild för styrelsen.
250 PROTOKOLL → EN RAPPORTEn inloggning. Hela beståndet.
Logga in i portalen
Inga pärmar, inga delade mappar, inga bilagor i mejltrådar. Styrelse och förvaltare ser samma sak.
EN INLOGGNINGAlla lägenheter samlade
Hela beståndet i en lista. Se direkt vilka lägenheter som har öppna anmärkningar och när de senast tillsågs.
HELA BESTÅNDETÖppna en lägenhet – se allt
Hela historiken i en journal: varje tillsyn, varje foto, varje åtgärd. Från första besiktningen till den senaste.
HELA HISTORIKEN"Protokoll i mappar och mejl – och omöjligt att få kontroll på historiken. Tack vare Boscan har vi nu full spårbarhet och kontroll på alla lägenheter."
Allt hamnar på samma ställe
Oavsett vad som dokumenteras – en tillsyn, en inventering eller en besiktning – läggs det till i lägenhetens historik. Värdet växer för varje händelse.
Avflyttningstillsyn
Innan en medlem frånträder kontrolleras det föreningen ansvarar för – och att inga otillåtna ändringar gjorts. Brister åtgärdas före överlåtelsen i stället för att upptäckas efter – en liten, planerbar kostnad per överlåtelse.
BRISTER FÅNGAS FÖRE ÖVERLÅTELSENStatusinventering
Kontrollera golvbrunnar, ballofixer eller brandvarnare i hela beståndet. En tematillsyn blir en händelse i varje lägenhets journal – och underlaget kan återanvändas vid upphandling och underhållsplanering.
FRÅN RUNDA TILL RAPPORTFörbesiktning
Inför stambyte eller renovering dokumenteras varje lägenhet innan arbetet börjar – oftast av entreprenören. Om en skada påstås efteråt finns svaret i journalen, inte i minnet.
KRAVET STÄLLS I UPPHANDLINGENStäll kravet i upphandlingen
Föreningen behöver inte utföra förbesiktningen själv – men den kan kräva att entreprenören dokumenterar digitalt, per lägenhet, innan arbetet börjar. En rad i förfrågningsunderlaget avgör om föreningen står med bevis eller med ord mot ord om något går fel i en av 250 lägenheter.
Läs guiden för styrelserHar föreningen en förvaltare?
Avtalet och journalen är alltid föreningens – plattformen faktureras föreningen direkt. Vem som sedan utför kontrollerna väljer ni själva: förvaltaren, styrelsen eller anlitade entreprenörer. Ofta blir det en blandning, och det är precis så det är tänkt.
Förvaltaren utför
- →Förvaltaren bjuds in som utförare i föreningens konto och gör tillsynerna som idag – protokollen hamnar i journalen i stället för i mejltrådar.
- →Förvaltaren debiterar tillsynen som idag, med protokollet inkluderat. Portalen avtalas och faktureras direkt mellan föreningen och oss.
- →Byter föreningen förvaltare följer journalen med – det är en behörighet som flyttas, inte ett avtal som fastnar.
Ni utför själva – eller anlitar
- →Styrelsen, en besiktningsman eller en anlitad entreprenör utför kontrollerna – alla kan bjudas in som utförare i föreningens konto.
- →Olika utförare för olika kontroller är inget problem: allt hamnar i samma journal, oavsett vem som håller i mobilen.
- →Kontakta oss med antal lägenheter så räknar vi på ert bestånd.
Oavsett vem som utför tillhör journalen föreningen, och portalen avtalas alltid direkt med oss. Historiken är knuten till lägenheterna och finns kvar vid styrelseskiften, förvaltarbyten och överlåtelser.
Vad det kostar
Två delar, inga överraskningar: en årsavgift för portalen och journalen som alltid faktureras föreningen, och ett styckpris per protokoll som faktureras den som utför kontrollen.
avflyttning, inflyttning eller händelse395 kr/protokoll
samma kontrollformulär över flera lägenheter39 kr/lägenhet
utförs och prissätts via entreprenören, per projektIngår ej
Kom igång med journalen
- →Journalen tillhör föreningen – export alltid möjlig
- →Läsbehörighet 12 månader efter avtalsperiodens slut
- →Årsavgiften faktureras årsvis i förskott
- →Bjud in förvaltare, besiktningsmän eller styrelsen som utförare
Vanliga frågor
Vad kostar det?
Årsavgiften för portalen och journalen faktureras alltid föreningen – från 2 900 kr per år beroende på beståndets storlek. Utför ni kontroller själva tillkommer styckpris per protokoll: 395 kr för en enskild tillsyn och 39 kr per lägenhet vid beståndsrundor. Utförs tillsynen av er förvaltare eller en anlitad besiktningsman ingår protokollet i deras debitering till er. Kontakta oss så räknar vi på ert bestånd. Alla priser exklusive moms.
Vem äger dokumentationen?
Föreningen. Historiken är knuten till lägenheterna och finns kvar vid styrelseskiften, förvaltarbyten och överlåtelser.
Vad händer om föreningen säger upp?
Journalen är föreningens. Export är alltid möjlig. Vid uppsägning gäller full åtkomst den betalda perioden ut – och därefter ligger styrelsens läsbehörighet kvar i ytterligare tolv månader. Historiken hålls aldrig som gisslan; det är en förutsättning för att våga bygga den hos oss.
Kan styrelsen läsa protokollen själv?
Ja. Föreningen får en egen inloggning med läsbehörighet till sina fastigheter – styrelsen ser alla protokoll och hela historiken utan att behöva be någon om en PDF.
Måste allt in från start?
Nej. Journalen byggs framåt – varje tillsyn som görs läggs till. Men varje händelse som dokumenteras utanför systemet är en lucka i historiken som inte går att fylla i efterhand. Därför lönar det sig att börja vid nästa tillsyn, inte nästa år.
Är det svårt att komma igång?
En genomgång räcker. Protokollen är byggda för att fyllas i på plats i lägenheten, med mobilen – inte vid ett skrivbord i efterhand.
Boka en genomgång
Berätta kort om er förening – antal lägenheter, om ni har förvaltare och vad som är aktuellt närmast. Vi återkommer med ett förslag på hur journalen kan byggas upp för ert bestånd.
Svar inom en arbetsdag