Dokumentera ROT-jobbet – så skyddar du firman mot reklamationer

Ett badrumsjobb hos en privatperson känns sällan som något som behöver protokoll. Men det är precis vid de små jobben – i någons hem, utan besiktningsman, utan beställarorganisation – som ord står mot ord när något ifrågasätts. Fem minuters dokumentation före rivning är den billigaste försäkring en hantverksfirma kan teckna.

Varför småjobben är mest utsatta

Vid en entreprenad finns kontrakt, besiktningar och en professionell beställare. Hos en privatkund finns oftast bara en offert och ett handslag – och en kund som bor kvar i huset medan ni arbetar. När en repa i hallgolvet upptäcks tre veckor efter slutbetalningen är frågan alltid densamma: fanns den där innan? Utan bilder blir svaret en förhandling. Med tidsstämplade bilder är det ett konstaterande.

Kom också ihåg att reklamationstiderna för hantverksarbete är långa – för arbete på fastighet kan de sträcka sig upp till tio år. Er dokumentation måste alltså inte bara tas, den måste gå att hitta åratal senare, även om montören som tog bilderna slutat.

Vad ska dokumenteras

• Vägen in: hall, trappor och golvytor mellan dörren och arbetsytan – där ni bär material och maskiner är risken för anspråk störst.
• Arbetsytan före rivning: hela rummet i befintligt skick, inklusive det som ska rivas ut. Det skyddar er också vid diskussioner om vad som faktiskt ingick.
• Befintliga skador: varje märke, repa och spricka i angränsande ytor, med kort notering. Det är ert alibi – inte en anklagelse mot kunden.
• Anslutningar och dolt: rör, el och tätskikt innan de byggs in. Guld värt vid framtida frågor om utförandet.

Misstagen som gör dokumentationen värdelös

• Bilderna ligger i montörens privata mobil. När frågan kommer om två år har telefonen bytts eller personen slutat. Dessutom är bilder från kunders hem i privata mobiler en risk i sig.
• Ingen tidsstämpel eller koppling till jobbet. En lös bild bevisar inte när eller var den togs.
• Bara "fina" bilder. En bild på en oskadad yta är lika viktig som en bild på en skada – den visar vad som inte fanns.
• Dokumentation i efterhand. Bilder tagna efter påbörjad rivning är värdelösa som utgångsläge.

Visa kunden – det säljer också

Skicka gärna protokollet till kunden innan ni börjar. Det signalerar ordning och professionalism, sätter en gemensam bild av utgångsläget – och gör att en eventuell diskussion senare förs mot dokumentation ni båda sett, inte mot minnen. Fler och fler firmor använder dokumentationen som säljargument i offerten: "vi fotodokumenterar alltid före arbete".